စာရင်းရုံးချုပ်ကဝယ်ယူသူတို့ကိုရောင်းဖို့အဘို့အကိုင်းအခက်များထံသို့စေလွှတ်ကုန်ကျစရိတ်စျေးနှုန်းမှာသို့မဟုတ်ကုန်ကျစရိတ်အထက်တွင်တစ်ခုငွေပမာဏ (များသောအားဖြင့်တစ်ဦး fixed လက်လီရောင်းစျေးနှုန်း) မှာဌာနခွဲမှပို့နိုင်ပါသည်။ ကုန်ကျစရိတ်မှာအကိုင်းအခက်မှဦးခေါင်းရုံးကပေးပို့သောကုန်ပစ္စည်း Invoicing အဆိုပါစာရင်းသည်မူလက၎င်း၏စာရင်းကိုင်စာအုပ်တွေတှငျမှတျတမျးတငျထားခဲ့သည့်မှာကဲ့သို့တူညီသောငွေပမာဏအားဖြင့်ဦးခေါင်းရုံးစာရင်းလျော့ကျစေပါတယ်။ လွှဲပြောင်းရောင်းချမှုဖွဲ့စည်းနိုင်ရန်စဉ်းစားသည်မဟုတ်, ထို့ကြောင့်ဦးခေါင်းရုံးများအတွက်စုစုပေါင်းအမြတ်ငွေမှုမထားဘူး။ ဘဏ်ခွဲကုန်ကျစရိတ်စျေးနှုန်းမှာကုန်ပစ္စည်းများလက်ခံရရှိခြင်းနှင့်ကုန်ပစ္စည်းများရောင်းချသည့်အခါစုစုပေါင်းအမြတ်ဝင်ငွေ။
ဌာနခှဲကစာရင်းကိုင်မှတ်တမ်းများခေါင်းကိုရုံးကထားရှိမည်ဖြစ်ကြောင်းအဘယ်မှာရှိရုံးချုပ်ရဲ့ကိုယ်ပိုင်စာရွက်စာတမ်းများထံမှသတင်းအချက်အလက်ဌာနခှဲကပြန်လာပြီးမှရရှိသောသတင်းအချက်အလက်များအားဖြင့်ဖြည့်ဆည်းသည်။ အလေ့အကျင့်ရှိဌာနခွဲပြန်လစဉ်အကျဉ်းချုပ်မည်ဖြစ်ပြီးခေါင်းကိုရုံးရဲ့စာရင်းကိုင်စာအုပ်တွေထဲမှာသက်ဆိုင်ရာဌာနခှဲကအကောင့်တှငျမှတျတမျးတငျထား။
အမျိုးမျိုးသောအခက်များတည်ရှိဘယ်မှာတစ်ဦးကို manual system ကို၌ဤရိုးရှင်းများ၏ဘို့အလိုငှါ columnar form မှာလုပ်ဆောင်နိုင်တယ်ဖြစ်သော်လည်းသီးခြားအကောင့်တစ်ခုစီအဘို့သိုထားရပါမည်။ ဦးခေါင်းရုံးရဲ့စာအုပ်တွေထဲမှာ, အရောင်းနှင့်အမျိုးမျိုးသောသည်အခြားအကောင့်ဌာနခွဲ၏အမည်အားဖြင့်ခွဲခြားပါလိမ့်မည်။
(1) ဘဏ်ခွဲစာရင်းအကောင့်, (2) (ဌာနခွဲအကြွေးပေါ်ကုန်ပစ္စည်းများရောင်းချလျှင်) ဘဏ်ခွဲကိုကိုက်အကောင့်, (3) ဘဏ်ခွဲဘဏ်နှင့်သေးသုံးငွေသို့မဟုတ်ငွေသားအကောင့်များနှင့် (4): အဆိုပါအောက်ပါပုံမှန်ဗဟိုစာရင်းကိုင်စနစ်ထောက်ပံ့အကောင့်များမှာ ဘဏ်ခွဲအအမြတ်နဲ့အရှုံးအကောင့်။
ဦးခေါင်းရုံးကုန်သွယ်အကောင့်ကိုပြင်ဆင်သောအခါအကိုင်းအခက်မှပေးပို့သောကုန်ပစ္စည်း၏ကုန်ကျစရိတ်ခေါင်းကိုရုံးဝယ်ယူမှုကနေနုတ်ယူသည်။ ဤအမှုကိုပြုသောမထားလျှင်, ဦးခေါင်းကိုရုံးဝယ်ယူမှုရုံးချုပ်နှင့်ဘဏ်ခွဲဝယ်ယူမှုပါဝင်ပါလိမ့်မယ်။ ဝယ်ယူဒီခြဲ့ခေါင်းကိုရုံးရဲ့ရောင်းအား၏ကုန်ကျစရိတ်နှင့်အကျိုးဆက်နှင့်ခေါင်းကိုရုံးရဲ့စုစုပေါင်းအမြတ်အစွန်းရာခိုင်နှုန်း၏လြော့ပေါ့ခနျမှနျးခကျြတခုခြဲ့မှုပါလိမ့်မယ်။
စာရင်းများသောအားဖြင့်တစ်ဦးစီးပွားရေးလုပ်ငန်းများ၏ဘဏ္ဍာရေးစာရင်းကိုင်ထုတ်ပြန်ချက်များအတွက်ကုန်ကျစရိတ်မှာတန်ဖိုးကတည်းကနှစ်ဦးစလုံးဦးခေါင်းကိုရုံးနဲ့ဌာနခွဲစာရင်းကုန်ကျစရိတ်မှာပြသနေကြသည်အဖြစ်ကုန်ကျစရိတ်မှာအကိုင်းအခက်မှကုန်ပစ္စည်းများ invoicing ၏နည်းလမ်း, လျှောက်ထားရန်အလွယ်ကူဆုံးဖြစ်ပါတယ်။ ထို့ကြောင့်, အဘယ်သူမျှမကနောက်ထပ်ချိန်ညှိရန်လိုအပ်ပါသည်။
အဆိုပါကျတ်စာရင်းကိုင်စနစ်, ဦးခေါင်းရုံးနှင့်ဌာနခွဲအကြားအရောင်းအနှစ်ဦးစလုံး၏စာအုပ်များတှငျမှတျတမျးတငျထားသနေကြသည်။ ဌာနခွဲကကိုယ်ပိုင်စာအုပ်တွေစောင့်ရှောက်ဘယ်မှာရှိသည့်စာရင်းကိုင် entries တွေကိုတစ်ဦးတည်းကုန်သည်ဖွငျ့သူတို့အားများစွာသောအရိုအသေအလားတူဖြစ်လိမ့်မည်။ သို့သော်ဌာနခွဲမြို့တော်ခေါင်းကိုရုံးကထောက်ပံ့ပေးနေပါသည်ထို့ကြောင့်များသောအားဖြင့် '' XX နျဌာနခှဲအကောင့် "ကိုဦးခေါင်းရုံးရဲ့စာအုပ်တွေထဲမှာသက်ဆိုင်ရာ debit နှင့်အတူ '' ဦးခေါင်းရုံးအကောင့် 'ရန်အကြွေးအဖြစ်ဌာနခွဲတို့ကမှတ်တမ်းတင်ခဲ့တယ်။
ဌာနခွဲရဲ့စာရင်းကိုင်စာအုပ်တွေထဲမှာဦးခေါင်းကိုရုံးအကောင့်နှင့်ခေါင်းကိုရုံးရဲ့စာအုပ်တွေထဲမှာ '' ဌာနခှဲကအကောင့် '' ကြောင်းစာရင်းကိုင်စာအုပ်များ၏ကွဲပြားခြားနားသောအစုံအတွက်ထိန်းသိမ်းထားဖြစ်ကြောင်းနှင့်ညီမျှအကောင့်ဖြစ်ပါတယ်နှင့်တူညီပေမယ့်ဆန့်ကျင်ဘက်, ချိန်ခွင်ရှိသည်, ထို့ကြောင့်အပြန်အလှန်အကောင့်ဖြစ်ကြသည်။
အားလုံးအရောင်းအပြီးနောက်ချိန်ညှိခြင်းနှင့်ပိတ်ပွဲ entries တွေကိုစာအုပ်နှစ်ဦးစလုံးအစုံတှငျမှတျတမျးတငျထားသပြီ, ဌာနခွဲရဲ့စာရင်းကိုင်စာအုပ်တွေထဲမှာဦးခေါင်းကိုရုံးအကောင့်ချိန်ခွင်လျှာဦးခေါင်းရုံးရဲ့စာရင်းကိုင်စာအုပ်တွေထဲမှာဌာနခွဲအကောင့်ကဲ့သို့တူညီသောဖြစ်သင့်ပါ (ရုံးချုပ်များအကြားမည်သည့်အရောင်းအမဟုတ်လျှင်နှင့် ဌာနခွဲစာရင်းကိုင်စာအုပ်တွေထဲကတစ်ခုအစု) တှငျမှတျတမျးတငျထားသကြပြီမဟုတ်။